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01 Sep 2015
Olivia Christophe

La donnée est votre patrimoine commercial :
Les 4 règles d’or pour la maintenir

Votre base de données est enfin à jour. Vous avez agrégé tous les bouts de fichiers Excel de la société (même celui d’Henri qui est parti il y a 4 ans), ça fait 4 mois que 5 stagiaires sont dessus, vous avez acheté des fichiers, et société.com n’a plus de secret pour vous. Il n’y a plus un doublon, toutes les adresses sont vérifiées et a priori, vous avez de façon quasi-exhaustive la liste des sociétés et contacts qui constituent votre cible. De mémoire, vous n’avez jamais vu une base aussi propre. Pour le moment. Car comment faire en sorte que dans 6 mois, vous n’ayez pas à tout refaire ? 

Les bonnes pratiques

Si vous n’avez pas de responsable base de données (donc un garant de la qualité de la base), voici les bonnes pratiques à mettre en place pour éviter de mettre votre base à jour en juillet-août comme c’est le cas dans 80% des entreprises. Quand elles le font.

  1. Confier la gestion de la base à une seule personne
    Même si ce n’est pas une fonction à temps plein, il faut qu’une personne qui soit le garant des données. Et une seule personne, pour des raisons évidentes de qualité. Généralement, c’est le responsable marketing qui s’en occupe. Ou quelqu’un du marketing. Prenons l’exemple de la création de nouveaux comptes : si cette tâche n’est pas centralisée auprès d’une personne habilitée, la gestion des doublons devient un problème récurent.
  1. Etablir des règles de gestion
  • définition des champs obligatoires
  • règles de traitement des NPAI (au fil de l’eau ? une fois par semaine ? à la demande des commerciaux ?)
  • traitement des NPAI (par le marketing ou par les commerciaux ?)
  • règles de création d’une fiche entreprise / fiche contact
  • traitement des départs : que fait-on des gens qui sont partis de la société ? On se contente de supprimer ? On cherche le nouveau responsable ? On cherche à savoir ce qu’est devenue la personne pour enrichir la base d’un nouveau contact, voire d’une nouvelle société ?
  1. Gérer l’enrichissement naturel

Comment intégrer les nouvelles bases issues d’actions marketing, de nouveaux commerciaux, de fusions…

  1. Mettre en place les actions de maintenance nécessaires

Multiplier des actions différentes pour développer de nouveaux contacts ou les corriger, car aucune action n’est vraiment complète

  • phoning en continu sur toute la base pour vérifier régulièrement l’ensemble des données
  • emailings
  • enquêtes sur le site web
  • recherche sur les réseaux sociaux

Ces actions peuvent se faire manuellement ou de façon automatisée grâce à des outils de big data et/ou votre CRM.

Ces quatre règles d’or impliquent la mise en place d’une stratégie globale de gestion de votre base de données. Ce qui nécessite une expertise en matière de données, des ressources humaines, des moyens technologiques mais aussi une vision managériale de votre entreprise afin de mettre en place les bons process.

Clara peut vous accompagner dans l’élaboration, la mise en place et le suivi de cette stratégie.